Rechnungen per E-Mail?

Was sind die Vorteile von Rechnungen per E-Mail?

Beim Einsatz von modernen Programmen zur Auftragsabwicklung gibt es meistens die Möglichkeit, Rechnungen statt zu drucken als PDF File abzuspeichern. Diese PDF Files können dann per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Das Erstellen einer Rechnung für den PDF-Versand stellt somit meistens kein zusätzlicher Aufwand dar. Viele Programme übernehmen sogar das Erstellen des E-Mails und den Versand des E-Mails - hier kann in der Administration richtig Zeit gespart werden!

Herkömmliche Papier-Rechnungen müssen nach dem Ausdrucken ja zuerst noch gefalten, verpackt und Frankiert werden. Bei KMU Firmen ist es auch nicht unüblich, dass jemand die Briefe dann noch zur Post bringen muss. Das E-Mail ist hier viel weniger aufwändig und kommt erst noch Tage schneller an.

Ein weiterer Vorteil sind die Kosten für den Versand. Jeder Brief verursacht nebst den reinen Portogebühren weitere Kosten für das Couvert (meist noch bedruckt), das Papier, den Toner bzw. die Tinte, Amortisation/Erneuerung der nötigen Drucker usw.). Hier ist das E-Mail ebenfalls im Vorteil, Sie bezahlen ja pro Jahr für das Hosting, egal ob nun ein paar E-Mails mehr verschickt werden.

Wie steht es mit dem Gesetzt in der Schweiz?

Damit Rechnungen im B2B Bereich gültig sind, müssen diese nebst den im MWST Gesetzt festgelegten Inhalten zusätzlich noch weiteren Anforderungen genügen, wenn diese elektronisch versendet werden (siehe Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen).

Damit unsere Rechnungen gültig sind, signieren wir alle ausgehenden E-Mails, die Dokumente aus unserem ERP System enthalten (Rechnungen, Offerten usw.), mit der digitalen Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person.

Update:

Eine Pflicht zur digitalen Signierung von Rechnungen besteht nicht. Dies wurde vom der Eidgenössischen Steuerverwaltung in einer Fachinformation "Elektronischer Geschäftsverkehr" im September 2016 nochmals explizit dargelegt. Die ESTV empfiehlt aber den Einsatz von digitalen Signaturen.