E-Mail Netiquette

Das Wort Netiquette ist ein Zusammenschluss von Net (Netz) und Etikette und beschreibt somit die Benimm-Regeln im Netz (Internet).

Ich möchte hier speziell auf die Netiquette im Zusammenhang mit E-Mail eingehen. Grundsätzlich ist das E-Mail ein schnelles Kommunikationsmittel. Deshalb sollten E-Mails immer so kurz wie möglich gehalten werden. Allerdings werden die meisten E-Mails von Personen gelesen und aus diesem Grund sind höfliche Umgangsformen und korrekte Schreibweise gerade im geschäftlichen Umfeld sehr wichtig.

Hier nun also die aus meiner Erfahrung wichtigsten Benimm-Regeln bei E-Mails:

• Höflichkeit 
  Dazu gehören respektvoller Schreibstiel, korrekte Anrede und angepasste Grussformel.
• Betreff (Subject) 
  Wählen Sie unbedingt einen guten, aussagekräftigen Betreff. Anhand des Betreffs wird der Empfänger entscheiden, ob er die Nachricht sofort liest oder sogar als Spam anschaut und nicht weiter beachtet. Insbesondere wenn auf ein altes E-Mail "geantwortet" wird muss unbedingt der Betreff auf das aktuelle Thema der E-Mail geändert werden.
• Rechtschreibung 
  Achten Sie stehts auf korrekte Rechtschreibung. Zwei besonders mühsame Unsitten sind alles klein schreiben und alles in Grossbuchstaben schreiben. Letzteres bedeutet schreien, das wird ja in den seltensten Fällen gewünscht.
• Formatierung
  Verzichten Sie auf unnötige "Verzierungen" wie Hintergrundbilder (in Outlook Briefpapier genannt), Stimmungsbilder und Smilies oder andere Emoticons. Denken Sie immer daran dass E-Mails immer häufiger auch auf mobilen Geräten gelesen werden - dort sind solche Sachen einfach mühsam und werden auch nicht immer richtig dargestellt. In vielen anderen E-Mail Netiquettes steht geschrieben, dass einige Mailprogramme kein HTML verstehen würden, das ist (oder besser war) sicher einmal korrekt — aber jedes mir bekannte aktuelle Programm beherrscht die Darstellung von HTML Mails inzwischen ohne Probleme. Benutzen Sie zur Formatierung Ihres Textes vor allem Absätze! Mehrere kurze Absätze zu lesen ist viel angenehmer als ein langer Fliesstext.

• Signatur
  Eine Signatur in jeder Mail, also die Absenderdaten, gehören heute zum Standard – vor allem im Geschäftsbereich. In der Signatur gehören Daten wie Adresse, Telefon- und Fax-Nummer. So hat der Empfänger immer mehrere Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten und muss sich beispielsweise die Telefonnummer nicht erst mühsam irgendwo raussuchen. Die E-Mail Adresse in die Signatur einzufügen ist überflüssig! Diese hat der Empfänger ja sowieso schon indem er das Mail ja von Ihnen bekommt. Auch wenn Sie es weiterleiten ist für den zweiten Empfänger die E-Mail Adresse immer noch im Text enthalten.
• (sofort) Antworten
  Im Allgemeinen und vor allem bei Geschäftskorrespondenz erwartet der Absender einer E-Mail eine Antwort inner 1 bis 3 Tagen. Falls Sie die Antwort nicht sofort geben können, schicken Sie doch schnell einen Dreizeiler indem Sie dem Absender mitteilen, wann er Ihre Antwort erwarten kann.
• Kettenmails und anderer Datenmüll
  Verschicken Sie keine Kettenmails, leiten Sie keine Virenwarnungen weiter (das sind eh nur Fälschungen) und reagieren Sie generell nicht auf Spam oder sonstige unerwünschte Nachrichten.

Zum Schluss habe ich noch ein Link zu einem kleinen Quiz bei dem Sie Ihr E-Mail Benehmen testen können: E-Mail Benimm Test auf Focus.de